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我试了一下,大概做法是这样的:
假设江南已经把每天的签到名单作出来了,我们从这里开始,步骤如下(附件是示范,每张表对应一步,基本上只要你用过excel就能看懂,不过我的Excel是英文版的2003,装中文版的自己对应一下吧):
Sheet 1. 复制粘贴到Excel,这个就不用我说了。
Sheet 2. 分列。
操作:Data -> Text to Columns ,选择delimited,然后delimiter 用空格(或者也可能是逗号,要看你在统计表里用了什么)。
Sheet 3. 去除空行。
这个有很多方法,我用的是Data -> Filter -> Autofilter,然后随便选一列,在下拉框里选择"blank",然后把筛选出的空白行直接全选删除。当然最后别忘了再来一遍Data -> Filter -> Autofilter,把Autofilter 状态前面的勾去掉。
Sheet 4. 数据整理。
这是为了下一步的准备工作,把A列日期删掉,然后用ctrl+F3把所有含有数据的区域(在这个例子中是$A$1 AA$31)命名为“DATA”(注意,这个名字不能改,否则你要自己相应去改下一步的公式)。
Sheet 5. 合并为一列。
1. 粘贴下列公式:
=IF(ROW()>COUNTA(DATA),"",INDEX(DATA,INT(SMALL(IF(DATA<>"",(ROW(DATA)*100+COLUMN(DATA))),ROW(A1))/100),RIGHT(SMALL(IF(DATA<>"",(ROW(DATA)*100+COLUMN(DATA))),ROW(A1)),2)*1))
注意这是一个数组公式,也就是说,你贴完之后不能直接按enter,而要同时按ctrl+shift+enter,成功以后公式的最外侧会显示一对大括号{}。
2. 往下拉,一直到出现空白为止
Sheet 6. 数据整理
把上一步的结果列复制粘贴过来,注意粘贴为数值,即Edit->past special->value,然后在第一行插入抬头,叫什么随便你,比如叫做“家园ID”。
Sheet 7. 统计
这个也有很多方式,我习惯用数据透视表功能。选定这一列,Data-> ivot table and pivotchart report,然后什么都不用设,直接点next->finish就可以。
然后你就会看到一个Pivot Table Field List,把“家园ID”拉到那个空白表格上写着“Drop Row Fields Here”的位置,再拉一次,到写着“Drop Data Items Here”的位置,这时结果应该已经出现了,如果数明显不对,你双击左上角那个灰色的“家园ID”,会出现一个叫做“Pivot Table Field”的对话框,然后在下拉框里选择"count"。
到这里就完成了,如果你想按照签到次数多少排列,在刚才那个“Pivot Table Field”的对话框里选“advanced”,在左边的“AutoSort Option”里面选“Descending”,并且把底下的“Using Field”改成“Count of 家园ID”。
最后就是看一遍统计结果是否有问题,一般来说出问题主要在sheet 2 那一步,有些人的ID格式比较特殊,分列时会搞错。这个只能回去手工调整sheet 4,然后sheet 6需要重新贴一次,sheet 7需要手动更新,即单击右键,选择"refresh data".
说起来好像挺复杂的,其实除了sheet 5别的没难度,对excel比较熟悉的人用不了5分钟就能做出来。 |
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